BAB X
SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK
A.
Sistem input
System input terbagi dua : yaitu
system input berbasis kertas dan input tanpa kertas
Sistem input berbasis kertas
Input
kedalam system akuntansi di bagian system akuntansi di dasarkan pada dokumen
tersebut dikumpulkan dan dikirimkan ke operasi computer untuk di cek apakah ada
kesalahan dan untuk diproses. Fase
pemrosesan input terdiri dari :
1.
Persiapan dan pengisian dokumen sumber
Dokumen sumber seperti order penjualan
disiapkan secara manual. Kesalahan yang mukin terjadi pada tahap ini
diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik dan mudah di pahami.
Dokumen sumber yang telah terisi lengkap secara periodic dikumpulkan dan
dikirim ke departemen pengolahan data untuk dimasukkan kedalam system computer.
2.
Pengiriman dokumen sumber kebagian kengolahan
data
Batch control total dan register data yang
dikirimkan merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara departemen
pengguna dengan departemen pengolah data. Tidak adanya atau tidak memadainya
pengendalian atas data yang dipindahkan dari departemen pengguna ke departemen
pengolah data mengindikasikan adanya kelemahan yang cukup signifikasi.
Kelemahan ini merupakan peluang diselipkan nya transaksi tidak legal atau
transaksi curang kedalam system pengolahan. Penggunaan batch control di
keseluruhan pengolahan data input-proses-output merupakan satu hal yang
mendasar bagi indenpendasi organisasional. Fungsi pengecekan dan pengendalian
harus dijalankan di luat departemen data entry. Penyerahan data input harus
dilengkapi dengan formulir pengendalian
dokumen input.
3.
Data entry
Setelah dokumen sumber (seperti faktur)
diterima oleh departemen pengolahan data, dokumen tersebut secara manual
diketikkan menggunakan terminal data atau PC dan kemudian disimpan didalam
disk. Berikutnya file inputakan dicek.
Key verification merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna untuk mendeteksi
kesalahan pengetikkan. Kesalahan yang mukin saja terjadi antara lain, salah
ketik nomor rekening pelanggan karena
karyawan mengetik huruf yang salah atau karyawan salah mengertikan
karakter yang tertulis didalam dokumen sumber. Dalam pengecekan ini, setiap
dokumen sumber merupakan file data.
4.
Teknik program editing data
Pengeditan data bisa jadi diterapkan untuk
setiap struktur data (karakter, field, record dan file). Teknik editing yang paling mendasar berperan untuk
memastikan bahwa semua field data memuat
hanya karakter, data dapat dicek kewajaran nya. Salah satu cara yang dapat
digunakan untuk mengedit kewajaran adalah dengan memuat file table yang berisi
nilai yang legal untuk setiap field di dalam table. Table semacam ini disebut table lookup penggunaan penggujian edit
terprogram untuk memisahkan data yang lolos limit test, baik dengan cara
menahan sebagian data sambil menunggu audit atas kebenaran data tersebut atau
dengan cara mengelompokkan data untuk dapat diaudit setelah prosses pengolahan
selesai, di sebut audit operasi
berkesinambungan.
Sitem input tanpa kertas
System
input tanpa kertas (paperless) sering di sebut system input online, transaksi
direkam langsung kedalam jaringan computer, dan kebutuhan untuk mengetikkan
dokumen sumber dieliminasikan. System tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang
lebih tinggi dibandingkan dengan system berbasis kertas. Salah satu masalah
dengan system tanpa kertas adanya hilangnya peluang untuk melakuakan pemisahan
tugas dan hilangnya jejak audit.
System ini terbagi dua yaitu :
1.
System input tanpa kertas yang memerlukan
intervensi manusia
Adanya berbagi jenis system input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan
transaksi langsung kedalam computer. System ini mencakup system entry data
manual online dan system identifikasi otomatis seperti system point of sales
(POS). system entry data manual online : pengguna secara manual
mengetikkantransaksi kedalam system computer. System identifikasi otomatis :
barang dagangan dan item lain diberi kode yang dapat dibaca oleh mesin.
Transaksi system input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya
diproses melalui dua face :
a.
Input (entry) data dan editing data: program
pengeditan data secara utuh pada system input tanpa kertas sering dijalankan
pada saat transaksi direkam kedalam system.sekali transaksi telah diterima oleh
system, transaksi akan diproses segera
atau pun pada suatu waktu nanti. Jika transaksi tersebut masih menunggu untuk
diproses, maka tambahan editing data dapat dijalankan.
b.
Pengiriman data kesistem aplikasi host dalam
system tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya diinput langsung kedalam
computer pusat melalui terminal data. Dalam system yang terdesentralisasi dan
terdistribusi, transaksi mukin saja dimasukkan ke dalam salah satu computer dan
kemudian segera ditransfer kekomputer lain untuk diproses.
2.
System input tanpa kertas yang tidak memerlukan
intervensi manusia
Transaksi yang sepenuhnya otomatis, pemrosesan transaksi dari awal sampai
akhir tidak melibatkan intervensi manusia. Salah satu aplikasi yang menggunakan
teknologi ini adalah networked vending
machine (NVM) contoh NVM adalah pompa bahan bakar POS. aplikasi pengolahan
transaksi yang sepenuhnya otomati yang juga penting adalah electronic data
interchange (EDI) dan electronic fund trsnsfer (EFT).
B.sistem pemrosesan
System virtual semua system
berbasis kertas dalam pengolahan atau pemrosesan transaksi biasanya
berorientasi batch. System pemrosesan berorientasi batch transaksi direkam
kedalam computer secara perkelompok dan diproses secara periodic. Pemrosesan batch
ekonomis jika ada banyak transaksi yang harus diproses. System ini tepat
dipakai jika file tidak perlu diperbaharui segera setelah transaksi terjadi,
dan laporan dibutuhkan hanya secara periodic. Contohnya adalah penggajian, gaji
disiapkan untuk setiap periode waktu tertentu dan tidak perlu di hitung setiap
hari. Kelemahan dari system pemrosesan batch adalah file dan laporan tidak up
date dalam rentang waktu antara suatu pemrosesan dengan pemrosesan berikutnya.
Pemrosesan batch dapat dijalankan dengan memperbarui file yang di akses secara
:
a.
Pemrosesan batch dengan memperbarui file
berurutan
Banyak system yang berorientasi batch dan berbasis kertas yang
menggunakan pemrosesan file berurutan untuk memperbarui master file. Pemrosesan
di dalam system seperti ini biasanya mencakup beberapa tahap
·
Mempersiapkan file transaksi. Pertama melakukan
editing data dan validasi. Kemudian record didalam file transaksi di urutkan
sesuai urutan didalam master file
·
Memperbarui master. Record didalam file
transaksi dan master file dibaca satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan
kesatu master file baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang di
inginkan
·
Memperbarui buku besar, buku besar diperbarui
untuk mencerminkan perubahan didalam master file
·
Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo
dan laporan-laporan yang lain.
b.
Pemrosesaan batch dengan memperbarui file akses
acak
Bagian ini mengilustrasikan aplikasi penerimaan kas online. Sekelompok
bukti pembayaran dari pelanggan dimsukkan melalui terminal data dan dipoting
dengan pembaruan file akses acak langsung kedalam file piutang dagang.
Pemrosesan batch dengan mempebarui file akses acak dapat dilakukan dengan
cara :
·
Aplikasi faktur baru : aplikasi ini menyimpan
file piutang dagang. Faktur dagang. File pengedalian diperbarui untuk dapat
merefleksikan adanya tambahan faktur baru kedalam file piutang dagang. File
pengendalian merupakan ringkasan file file piutang dagang berdasarkan jenis
rekening (penjualan angsuran atau penjualan kredit dengan termin 30 hari). Laporan
ringkasan pengendalian dibuat, dikaji ulang, dan disetujui oleh manajemen
sebelum menjalankan pengolahan bukti penerimaan kas harian. Prosedur ini
memastikan bahwa setelah penambahan data tagihan yang baru, file piutang dagang
sesuai dengan file pengendalian.
·
Pemrosesan bukti penerimaan kas : pembayaran pelanggan diterima didalam satu
kotak pos khusus. Pendekatan ini memisahkan penerimaan cek dari surat-surat
yang lain dan meminimalkan jumlah karyawan yang harus menangani cek pada saat
cek tersebut diterima. Demi kemudahan penanganan, pengendalian dan rekonsiliasi
maka cek dikelompokkan dengan jumlah maksimal 30 cek dalam setiap kelompok.
Pada saat cek siap untuk diproses, operasi terminal meminta akses kedalam
system piutang dagang melalui terminal jaringan. Operator kode keamanan yang
unik dan nomor kode karyawan serta mengidentifikasi tipe transaksi yang akan di
proses.
System pemrosesan tanpa kertas
Pemrosesan
batch maupun real-time dapat digunakan dalam system pemrosesan tanpa kertas.
Pada pemrosesan real-time, kadang kala disebut pemrosesan real-time online,
transaksi diproses pada saat transaksi itu diinputkan kedalam system. Dilakukan
dengan dua cara :
a.
Pemrosesan batch dalam system tanpa kertas
serupa dengan pemrosesan batch dalam system berbasis kertas. Perbedaan utama
adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektrniknya, dan buku besar
diperbaharui secara otomatis pada saat program batch dijalankan secara
periodic. Pembaharuan file berurutan maupun akses acak dapat digunakan.
b.
Pemrosesan real time dalam system pemrosesan
tanpa kertas
Manfaat
utama system tanpa kertas adlah memukinkan pemrosesan dijalankan real-time. System real-time online (OLRS) memproses
transaksi langsung setelah transaksi inputkan kedalam system dan dapat langsung
menghasilkan output untuk pengguna. Transaksi tidak di akumulasi perkelompok,
tetapi pada saat mereka diinputkan, transaksi langsung digunakan untuk
memperbarui master file dengan menggunakan pembaruan file akses-acak.
System penjualan realtime
System
penjualan real-time menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk
memaksimumkan kinerja system. Dalam system penjualan real-time, order pembelian
atas item persediaan dibuat atas dasar tarikan permintaaan, bukan atas dasar
dorongan untuk mengisi level persediaan secara berkala dalam interval waktu
tertentu (seperti bulanan atau mingguan).
Ada
tiga teknologi yang memukinkan terlaksananya system penjualan real-time system
POS (point of sales), bar code untuk identifikasi otomatis, dan system
pemesanan EDI (electronic data interchange).
C system output
System
output dapat berbasis kertas, tanpa kertas, atau kombinasi antara keduanya.
System yang berorientasi batch dan
berbasis kertas dengan pemrosesan file berurutan biasanya menghasilkan banyak
output. System semacam ini tidak menyediakan query yang dapat diakses secara
acak oleh pengguna, maka system menghasilkan hasil cetakan atau microfiche copy
dari semua file untuk referensi. Contoh hasil cetakan file piutang dagang akan
digunakan untuk melihat saldo piutang setiap pelanggan.
System
tanpa kertas yang online dan real-time cenderung menghasilkan hanya sedikit
output. System ini penting diperusahaan besar karena akan sangat tidak praktis
bagi perusahaan besar untuk mencetak ratusan atau bahkan ribuan record.
Pengendalian
output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output
didistribusikan dengan benar. Laporan harus dikaji ulang oleh supervior didalam
departemen pengguna untuk mengecek kewajaran dan kualitas laporan jika
dibandingkan dengan laporan periode lalu.
Kelompok
pengendalian electronic data processing (EDP) yang terpisah sering dibentuk
untuk memonitor operasi (EDP). Kelompok pengendalian EDP ini biasanya merupakan
bagian dari fungsi audit internal.
