bab 10

BAB X

SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK

A.      Sistem input

System input terbagi dua : yaitu system input berbasis kertas dan input tanpa kertas

Sistem input berbasis kertas

        Input kedalam system akuntansi di bagian system akuntansi di dasarkan pada dokumen tersebut dikumpulkan dan dikirimkan ke operasi computer untuk di cek apakah ada kesalahan dan untuk diproses.  Fase pemrosesan input terdiri dari :

1.       Persiapan dan pengisian dokumen sumber

Dokumen sumber seperti order penjualan disiapkan secara manual. Kesalahan yang mukin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik dan mudah di pahami. Dokumen sumber yang telah terisi lengkap secara periodic dikumpulkan dan dikirim ke departemen pengolahan data untuk dimasukkan kedalam system computer.

2.       Pengiriman dokumen sumber kebagian kengolahan data

Batch control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara departemen pengguna dengan departemen pengolah data. Tidak adanya atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan dari departemen pengguna ke departemen pengolah data mengindikasikan adanya kelemahan yang cukup signifikasi. Kelemahan ini merupakan peluang diselipkan nya transaksi tidak legal atau transaksi curang kedalam system pengolahan. Penggunaan batch control di keseluruhan pengolahan data input-proses-output merupakan satu hal yang mendasar bagi indenpendasi organisasional. Fungsi pengecekan dan pengendalian harus dijalankan di luat departemen data entry. Penyerahan data input harus dilengkapi dengan formulir pengendalian dokumen input.

3.       Data entry

Setelah dokumen sumber (seperti faktur) diterima oleh departemen pengolahan data, dokumen tersebut secara manual diketikkan menggunakan terminal data atau PC dan kemudian disimpan didalam disk. Berikutnya file inputakan dicek. Key verification merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna untuk mendeteksi kesalahan pengetikkan. Kesalahan yang mukin saja terjadi antara lain, salah ketik nomor rekening pelanggan karena  karyawan mengetik huruf yang salah atau karyawan salah mengertikan karakter yang tertulis didalam dokumen sumber. Dalam pengecekan ini, setiap dokumen sumber merupakan file data.

4.       Teknik program editing data

Pengeditan data bisa jadi diterapkan untuk setiap struktur data (karakter, field, record dan file). Teknik editing  yang paling mendasar berperan untuk memastikan bahwa semua  field data memuat hanya karakter, data dapat dicek kewajaran nya. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengedit kewajaran adalah dengan memuat file table yang berisi nilai yang legal untuk setiap field di dalam table. Table semacam ini disebut table lookup penggunaan penggujian edit terprogram untuk memisahkan data yang lolos limit test, baik dengan cara menahan sebagian data sambil menunggu audit atas kebenaran data tersebut atau dengan cara mengelompokkan data untuk dapat diaudit setelah prosses pengolahan selesai, di sebut audit operasi berkesinambungan.

Sitem input tanpa kertas

                System input tanpa kertas (paperless) sering di sebut system input online, transaksi direkam langsung kedalam jaringan computer, dan kebutuhan untuk mengetikkan dokumen sumber dieliminasikan. System tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan system berbasis kertas. Salah satu masalah dengan system tanpa kertas adanya hilangnya peluang untuk melakuakan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit.

System ini terbagi dua yaitu :

1.       System input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia

Adanya berbagi jenis system input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan transaksi langsung kedalam computer. System ini mencakup system entry data manual online dan system identifikasi otomatis seperti system point of sales (POS). system entry data manual online : pengguna secara manual mengetikkantransaksi kedalam system computer. System identifikasi otomatis : barang dagangan dan item lain diberi kode yang dapat dibaca oleh mesin. Transaksi system input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua face :

a.       Input (entry) data dan editing data: program pengeditan data secara utuh pada system input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam kedalam system.sekali transaksi telah diterima oleh system,  transaksi akan diproses segera atau pun pada suatu waktu nanti. Jika transaksi tersebut masih menunggu untuk diproses, maka tambahan editing data dapat dijalankan.

b.      Pengiriman data kesistem aplikasi host dalam system tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya diinput langsung kedalam computer pusat melalui terminal data. Dalam system yang terdesentralisasi dan terdistribusi, transaksi mukin saja dimasukkan ke dalam salah satu computer dan kemudian segera ditransfer kekomputer lain untuk diproses.

2.       System input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia

Transaksi yang sepenuhnya otomatis, pemrosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak melibatkan intervensi manusia. Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah networked vending machine (NVM) contoh NVM adalah pompa bahan bakar POS. aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomati yang juga penting adalah electronic data interchange (EDI) dan electronic fund trsnsfer (EFT).

B.sistem pemrosesan

        System virtual semua system berbasis kertas dalam pengolahan atau pemrosesan transaksi biasanya berorientasi batch. System pemrosesan berorientasi batch transaksi direkam kedalam computer secara perkelompok dan diproses secara periodic. Pemrosesan batch ekonomis jika ada banyak transaksi yang harus diproses. System ini tepat dipakai jika file tidak perlu diperbaharui segera setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan hanya secara periodic. Contohnya adalah penggajian, gaji disiapkan untuk setiap periode waktu tertentu dan tidak perlu di hitung setiap hari. Kelemahan dari system pemrosesan batch adalah file dan laporan tidak up date dalam rentang waktu antara suatu pemrosesan dengan pemrosesan berikutnya. Pemrosesan batch dapat dijalankan dengan memperbarui file yang di akses secara :

a.       Pemrosesan batch dengan memperbarui file berurutan

Banyak system yang berorientasi batch dan berbasis kertas yang menggunakan pemrosesan file berurutan untuk memperbarui master file. Pemrosesan di dalam system seperti ini biasanya mencakup beberapa tahap

·         Mempersiapkan file transaksi. Pertama melakukan editing data dan validasi. Kemudian record didalam file transaksi di urutkan sesuai urutan didalam master file

·         Memperbarui master. Record didalam file transaksi dan master file dibaca satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan kesatu master file baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang di inginkan

·         Memperbarui buku besar, buku besar diperbarui untuk mencerminkan perubahan didalam master file

·         Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan yang lain.

b.      Pemrosesaan batch dengan memperbarui file akses acak

Bagian ini mengilustrasikan aplikasi penerimaan kas online. Sekelompok bukti pembayaran dari pelanggan dimsukkan melalui terminal data dan dipoting dengan pembaruan file akses acak langsung kedalam file piutang dagang.

Pemrosesan batch dengan mempebarui file akses acak dapat dilakukan dengan cara :

·         Aplikasi faktur baru : aplikasi ini menyimpan file piutang dagang. Faktur dagang. File pengedalian diperbarui untuk dapat merefleksikan adanya tambahan faktur baru kedalam file piutang dagang. File pengendalian merupakan ringkasan file file piutang dagang berdasarkan jenis rekening (penjualan angsuran atau penjualan kredit dengan termin 30 hari). Laporan ringkasan pengendalian dibuat, dikaji ulang, dan disetujui oleh manajemen sebelum menjalankan pengolahan bukti penerimaan kas harian. Prosedur ini memastikan bahwa setelah penambahan data tagihan yang baru, file piutang dagang sesuai dengan file pengendalian.

·         Pemrosesan bukti penerimaan kas :  pembayaran pelanggan diterima didalam satu kotak pos khusus. Pendekatan ini memisahkan penerimaan cek dari surat-surat yang lain dan meminimalkan jumlah karyawan yang harus menangani cek pada saat cek tersebut diterima. Demi kemudahan penanganan, pengendalian dan rekonsiliasi maka cek dikelompokkan dengan jumlah maksimal 30 cek dalam setiap kelompok. Pada saat cek siap untuk diproses, operasi terminal meminta akses kedalam system piutang dagang melalui terminal jaringan. Operator kode keamanan yang unik dan nomor kode karyawan serta mengidentifikasi tipe transaksi yang akan di proses.

System pemrosesan tanpa kertas

                Pemrosesan batch maupun real-time dapat digunakan dalam system pemrosesan tanpa kertas. Pada pemrosesan real-time, kadang kala disebut pemrosesan real-time online, transaksi diproses pada saat transaksi itu diinputkan kedalam system. Dilakukan dengan dua cara :

a.       Pemrosesan batch dalam system tanpa kertas serupa dengan pemrosesan batch dalam system berbasis kertas. Perbedaan utama adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektrniknya, dan buku besar diperbaharui secara otomatis pada saat program batch dijalankan secara periodic. Pembaharuan file berurutan maupun akses acak dapat digunakan.

b.      Pemrosesan real time dalam system pemrosesan tanpa kertas

Manfaat utama system tanpa kertas adlah memukinkan pemrosesan dijalankan real-time. System real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah transaksi inputkan kedalam system dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna. Transaksi tidak di akumulasi perkelompok, tetapi pada saat mereka diinputkan, transaksi langsung digunakan untuk memperbarui master file dengan menggunakan pembaruan file akses-acak.

System penjualan realtime

                System penjualan real-time menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk memaksimumkan kinerja system. Dalam system penjualan real-time, order pembelian atas item persediaan dibuat atas dasar tarikan permintaaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisi level persediaan secara berkala dalam interval waktu tertentu (seperti bulanan atau mingguan).

                Ada tiga teknologi yang memukinkan terlaksananya system penjualan real-time system POS (point of sales), bar code untuk identifikasi otomatis, dan system pemesanan EDI (electronic data interchange).

C   system output

                System output dapat berbasis kertas, tanpa kertas, atau kombinasi antara keduanya. System yang berorientasi  batch dan berbasis kertas dengan pemrosesan file berurutan biasanya menghasilkan banyak output. System semacam ini tidak menyediakan query yang dapat diakses secara acak oleh pengguna, maka system menghasilkan hasil cetakan atau microfiche copy dari semua file untuk referensi. Contoh hasil cetakan file piutang dagang akan digunakan untuk melihat saldo piutang setiap pelanggan.

                System tanpa kertas yang online dan real-time cenderung menghasilkan hanya sedikit output. System ini penting diperusahaan besar karena akan sangat tidak praktis bagi perusahaan besar untuk mencetak ratusan atau bahkan ribuan record.

                Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output didistribusikan dengan benar. Laporan harus dikaji ulang oleh supervior didalam departemen pengguna untuk mengecek kewajaran dan kualitas laporan jika dibandingkan dengan laporan periode lalu.

                Kelompok pengendalian electronic data processing (EDP) yang terpisah sering dibentuk untuk memonitor operasi (EDP). Kelompok pengendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari fungsi audit internal.